DECOUVREZ : 

A partir du principe clair de l’article 10 du décret du 17 Mars 1967, plusieurs cas peuvent toutefois se présenter :

- Demande trop tardive : 

L’article précise que si les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le Syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le Syndic pourrait justifier son refus en invoquant le fait que les convocations sont déjà envoyées ou les enveloppes déjà fermées.

Il n’existe pas de disposition imposant aux copropriétaires ou au CS d’adresser leur demande d’inscription à l’ordre du jour sous le respect d’un certain délai.

- Formalisme de la demande :

Pour être indiscutable, la demande doit être formulée par lettre recommandée avec avis réception, par lettre recommandée électronique ou par remise en main propre contre récépissé (article 64 du décret de 1967). 

Si ces conditions sont réunies, le Syndic a l’obligation de porter la question réclamée à l’ordre du jour de l’AG, sans pouvoir apprécier son utilité ou son opportunité (Cour de Cassation 3ème civ. du 29 Mai 2002, no 00-17.980). 

Un point essentiel : le Syndic n’est pas juge de l’opportunité des questions et est tenu de les porter à l’ordre du jour (Cour de Cassation 3eme civ. du 13 Septembre 2018, n° 17-22.124).  

De même, s’il n’appartient pas au Syndic de suppléer les imprécisions, les lacunes dans la langue française ou les insuffisances affectant les demandes d’inscription de questions supplémentaires formulées par les copropriétaires, il n’en demeure pas moins que lorsqu’il n’y a pas matière à se méprendre sur la question soumise à l’assemblée générale, «le Syndic ne saurait s’y dérober au motif que le projet de résolution n’avait pas été strictement libellé sous une forme sacramentelle et comportait au surplus des incidentes ainsi qu’un argumentaire» (CA Aix-en-Provence, jugement du 12 Mai 2006, n° 2006/393). 

Il ne peut pas, non plus, se retrancher derrière l’avis contraire d’un autre copropriétaire ou du CS de l’immeuble. 

- Contenu de la demande : 

Selon la nature de la demande, le copropriétaire devra veiller à joindre les différents documents nécessaires à la validité même de la décision, un projet de contrat, de devis ou de marché par exemple lorsqu’il est proposé la réalisation de travaux. La demande devra être accompagnée d’un projet de résolution lorsque celle-ci est requise (cf. art. 11 aI 7° et 8° du décret du 17 Mars 1967), obligeant ainsi le copropriétaire à rédiger le texte qui sera soumis à l’assemblée. 

Par ailleurs, si un copropriétaire sollicite une autorisation de réaliser des travaux portant sur les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, il devra accompagner sa requête de documents précisant notamment l’implantation et la consistance des travaux projetés (art. 10, al. 3, du décret du 17 Mars 1967).

Quid lorsque la demande n’est pas accompagnée des documents nécessaires ? Selon une réponse ministérielle, le refus du Syndic peut être justifié lorsque la demande qui lui parvient est incomplète (Rép. min. n° 24515 : JO Sénat Q, 14 déc. 2006, p. 3110).

- Sanction du refus du Syndic de porter une question à l’ordre du jour :

En cas de refus du Syndic, l’AG n’est pas nulle, sauf si le projet de résolution omis aurait pu exercer une influence sur d’autres décisions prises par l’AG (Cour de Cassation 3ème civ. du 12 Mars 2008, no 07-14.792) ou si cela cause un préjudice personnel au demandeur (Cour de Cassation 3ème civ. du 13 Janvier 2009, no 05-11.935). 

Le refus pour le Syndic de porter à l’ordre du jour des questions complémentaires posées par un copropriétaire n’est donc pas sanctionné par la nullité de l’AG, sauf si elles sont de nature à modifier le vote des copropriétaires sur l’ordre du jour notifié par le Syndic (Cour de Cassation. 3eme civ. du 23 Juin 2015, n° 14-13.473). 

Ainsi, il a ainsi été jugé que le non-respect de l’ordre du jour complémentaire, qui soumettait à l’assemblée la candidature d’un deuxième Syndic, « a altéré le vote des copropriétaires, du fait qu’il a eu pour effet de priver ces derniers d’un choix entre deux syndics », entraînant l’annulation de la désignation du Syndic (CA Paris du 25 janv. 2017, n° 15-05.716).

En dehors de cette hypothèse, le défaut d’inscription constitue une faute entraînant la condamnation du syndicat à payer des dommages et intérêts au copropriétaire à qui l’absence d’inscription de ses questions à l’ordre du jour a causé un préjudice, le Syndic pouvant également, de son côté, engager sa responsabilité.

- Les préconisations d’ACTIONS SYNDIC : 

. A réception de la demande de question complémentaire, accuser réception de cette demande au copropriétaire concerné et adresser au président du CS la demande complémentaire et notre réponse,

. Classer cette demande dans la pochette Prochaine AG, cela évitera de l’oublier ou de la chercher dans le feu de l’envoi de la convocation,

. La demande formuée n’est pas claire, dans une rédaction approximative, ou reprenant une question déjà à l’ODJ, la porter à l’ordre du jour en joignant le courrier de demande à la convocation,

. Si la demande est adressée bien, bien longtemps avant le départ de la convocation des bureaux du Syndic, prendre un moment avec le demandeur pour rédiger et compléter sa demande, 

. Le Syndic n’est pas un censeur, alors il joint toute demande reçue !