2- Dès l’ouverture des débats

Le président doit s’assurer que le Syndic rectifie la liste des copropriétaires présents et représentés selon les arrivées et départs des uns et des autres… 

Direction des débats

Le président dirige les discussions pour s'assurer qu'elles restent concentrées sur tous les points à l'ordre du jour, en excluant ceux qui ne le sont pas. 

Maintien de l'ordre

Il rappelle l’indispensable courtoisie des débats et veille à ce que les débats se déroulent sans animosité et dans le respect mutuel entre les participants. 

Il insiste l’interdiction de tous propos insultants (ou assimilés comme tels) entre copropriétaires ou entre copropriétaires et Syndic. 

Gestion du temps

Il doit rappeler l’heure de fin de l’AG à l’ouverture des débats. Il peut décider de donner ou de reprendre la parole pour éviter les discussions interminables (respect du temps de parole de chaque participant) ou hors sujet. 

Contrôle de l'ordre du jour

Il s'assure que l'assemblée respecte l'ordre du jour établi conjointement par le CS et le Syndic, et peut, avec l'accord de l'assemblée, réorganiser cet ordre si cela s'avère nécessaire. 

Communication du résultat de chaque vote de résolution

Le président se doit également de proclamer les résultats suivant à chaque vote pour la transparence des débats.                                                                                                              

Interaction avec le Syndic

Donc en théorie, le président anime les débats et le Syndic rédige le procès-verbal. En fonction de la personnalité du président, dans la pratique, le Syndic est bien souvent à la fois secrétaire et animateur aux côtés d’un président plus ou moins intervenant. 

Attention toutefois : dans une affaire, les juges ont annulé une assemblée générale dans sa totalité au motif que le Syndic, bien que secrétaire de séance, s’était immiscé « de manière insistante, pressante et déplacée » dans la présidence de l’assemblée (CA Aix-en-Provence, 12 mars 1998). 

3- A la clôture des débats

Le président de séance certifie exacte la feuille de présence (art. 14, D. 17 mars 1967). 

Il devra enfin relire et signer le PV de l’AG à la fin de la réunion (*2).

4- De la théorie à la pratique

ACTIONS SYNDIC vous livre maintenant une série de préconisations pour vous aider à affronter des situations délicates :

- La personnalité du président de séance étant essentielle au bon déroulement d’une AG, il devra être pressenti lors de la réunion du CS précédant l’AG, 

- Le choix du président du CS doit naturellement s’imposer, à condition qu’il soit … autocrate,

- Filmer ou enregistrer les débats d’une assemblé générale est interdit,

- Pendant les débats et votes des questions figurant dans l’ODJ, le Syndic doit rester très vigilant en cas de chahuts ou invectives entre copropriétaires, et doit savoir rester à tout moment maître des débats,

- Quid en cas d’insultes ou de mots agressifs à l’égard du gestionnaire Syndic ?

       1. En guise d’avertissement, le président de séance doit demander à la personne de se calmer ou à défaut de sortir de la salle, à défaut de réaction du président, le gestionnaire Syndic secrétaire de séance doit lancer cet avertissement,

        2. Si la personne ne se calme pas, le secrétaire de séance doit noter de suite dans le PV d’AG, l’heure de l’incident, le nom de la personne, et de résumer les insultes émises,

       3. Si la personne ne s’excuse pas, refuse de se calme, refuse de quitter la salle d’AG, le président de séance doit prendre la parole pour déclarer la fin de l’AG à ….. heures et préciser qu’une nouvelle AG sera reconvoquée aux frais du copropriétaire insultant,

       4. Le président de l’AG doit alors se montrer totalement solidaire du gestionnaire Syndic, et signer sans réserve le PV d’AG tel que rédigé par le secrétaire ainsi que la feuille de présence,  

- Faut-il envisager de prévoir une résolution sans vote au début de l’ODJ, après l’élection du bureau, pour rappeler les règles de respect et de courtoisie et les conséquences d’une AG arrêtée avant son terme ?   

(*1) Présence d’un intrus lors de l’AG :

La Cour de Cassation, 3e chambre civile du 13 juin 2024, n° 22-17.764 confirme que l’AG n’est pas une réunion publique. Les non-copropriétaires n’ont pas le droit d’y assister, sauf autorisation expresse de l’assemblée (pour un architecte, un futur acheteur…) ou d’un juge (par exemple pour un commissaire de justice chargé de contrôler la régularité de l’AG), ou mandat d’un copropriétaire. Les non-copropriétaires n’ont pas le droit d’assister à une assemblée générale, sauf autorisation expresse de l’assemblée (pour un architecte, un futur acheteur…) ou d’un juge (par exemple pour un commissaire de justice chargé de contrôler la régularité de l’AG), ou mandat d’un copropriétaire.

Seuls les copropriétaires et leurs représentants munis d’un pouvoir ont le droit de voter en assemblée générale (AG) de copropriété.

(*2) Signature du PV d’AG :

L’article 17 du décret n° 67-223 du 17.3.67 précise que le procès-verbal des décisions de l’AG doit être « signé, à la fin de la séance, ou dans les 8 jours suivant la tenue de l'AG, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs ».

Ces signatures ont pour objet d'assurer la force probante du PV.  L'absence de signature n'empêche pas le Syndic de notifier le PV, il a 1 mois à compter de la tenue de l'AG pour le faire, suite à quoi, les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d’un délai de 2 mois pour engager une action en contestation. Mais le simple fait pour le président de séance d'avoir refusé de signer n'est pas un motif suffisant pour obtenir l'annulation du vote. La jurisprudence est constante à ce sujet, l'absence de signature n'entraîne la nullité ni des décisions prises, ni de l'AG elle-même (Cour de Cassation 3ème civ. du 26 Mars 2014, n° 13-10.693, notamment).

PS : la photo ci-dessous a été annexée à une publication d’Août 2025 parue sur LINKEDIN  d’Esteban de SOUSA gestionnaire de copropriété à Saint Etienne