Cette solution est peu utilisée dans les copropriétés, sauf celles d’une certaine taille, dotées d’un Conseil Syndical actif. Il convient de rappeler que les membres de ce conseil exercent leurs fonctions bénévolement. Mais ils peuvent prétendre de frais engagés par eux.

Dès lors, son président peut solliciter auprès du Syndic une caisse pour financer les frais du Conseil Syndical face à certaines dépenses courantes d’administration (frais de téléphone, de papeterie, de photocopies, frais postaux, frais de déplacements divers, achat de carburant pour les déplacements chez le Syndic pour des réunions ou la vérification des comptes, d’achat d’ouvrages...). Pour plus de simplicité et de transparence, il peut bénéficier d’une enveloppe de fonctionnement.

DECOUVREZ :

Le Conseil Syndical peut bénéficier d'une enveloppe de fonctionnement

A la demande du Conseil Syndical, le syndicat des copropriétaires peut faire voter en assemblée générale, dans le budget prévisionnel annuel de la copropriété, une enveloppe spécifique à ces dépenses de fonctionnement. Cette enveloppe votée d’avance servira à financer les frais administratifs du Conseil Syndical. Avant la fin de l’exercice comptable, le président du Conseil Syndical remettra au Syndic l’ensemble les justificatifs pour intégration aux dépenses de l’exercice comptable à clôturer.

Quelques règles importantes à rappeler  

- Si rien n’est prévu dans le règlement de copropriété, et pour éviter les désaccords, il est conseillé d’établir des règles claires, de rédiger un règlement de fonctionnement du Conseil Syndical qui sera approuvé en assemblée générale à la majorité de l’article 24.

- Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du Conseil Syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat des copropriétaires et réglées par le Syndic (voir l’article 27 du décret du 17 Mars 1967),

- Les frais engagés par le Conseil Syndical sont des charges communes générales, réparties entre les copropriétaires selon leurs tantièmes. Toutefois, pour être remboursées, ces dépenses doivent être justifiées par présentation de justificatifs (voir arrêt de la Cour d’appel de Paris du 21 Février 1997 n° 96/001676),

- Cependant ces dépenses doivent être attachées à la défense des intérêts des copropriétaires. Cette règle a été rappelée par la Cour de Cassation, 3ème chambre civile dans un arrêt du 15 Novembre 2018 n° 17-18386. Par exemple, il a été jugé que des frais de restauration exposés par les membres du Conseil Syndical dans leur propre intérêt ne remplissaient pas ces conditions (voir l’arrêt de la Cour d’appel de Paris du 26 Mai 1995 n° 94/001390),

- Attention toutefois à certaines dépenses qui pourraient être jugées comme « anormales » par les copropriétaires comme l’achat d’un billet d’avion par un membre du Conseil Syndical pour venir participer à une réunion, 

- Dernière précision : Le Syndic doit souscrire pour chacun des membres du Conseil Syndical une assurance de responsabilité civile (voir article 21-4 de la loi du 10 Juillet 1965).