Bientôt la fin de la campagne des AG du 1er semestre, les Equipes Syndic (de l’assistant(e) au le/la comptable et passant par le/la gestionnaire) vont bientôt souffler. Il restera à notifier tous les PV d’AG, commander tous les travaux votés, créer comptablement les travaux sur le logiciel… avant de profiter de l’été et de ses congés. 

Sans oublier pour le dirigeant, pour le manager de faire, si possible début Juillet, avec les Equipes le bilan de cette campagne d’AG. Il est tellement important d’ouvrir ce temps de paroles pour analyser les plus et les moins du 1er semestre.

Dans le cadre de ce bilan, il conviendra d’évoquer le recours à la voie électronique pour l’envoi de la convocation. La Loi ALUR puis les réformes suivantes ont ouvert la voie à cette nouvelle pratique mettant ENFIN un terme à cette aberration d’acheminement par Lettre RAR des convocations et des millions de tonnes de papier rarement lues par les destinataires et finissant à la poubelle.   

Outre l’impact écologique monstrueux et désastreux dans le désintérêt croissant des copropriétaires, il y a également le coût pour les copropriétés. 

Il faut vraiment aller de l’avant, même si nous le savons, tout n’est pas réglé et des difficultés demeurent pour les Syndics ne disposant pas de 100% des adresses mail, pour nos seniors pas tous équipés d’internet, des incertitudes juridiques existent. Oui, mais allons-y.

Dans ma veille juridique quotidienne, j’ai trouvé cette excellente analyse toute récente d’Emmanuel SALBAYRE journaliste au Figaro que je vous livre. La voici.       

DECOUVREZ :

Source : Article d’Emmanuel SALBAYRE pour le Figaro publié le 31 mars 2025 

« Le refus de recourir à la voie électronique peut être signifié à tout moment au syndic.

La notification dématérialisée à l’assemblée générale de copropriété est désormais la norme. Mais elle suscite encore de nombreuses réserves. 

C’est un moment clé dans la vie des immeubles. Une fois par an, au moins, les copropriétaires se réunissent en assemblée générale (AG), pour adopter un budget, approuver la gestion du syndic ou le mettre en concurrence, débattre et voter les décisions à prendre et les travaux à mettre en œuvre.

La lettre recommandée électronique devient la norme

Jusqu’au printemps 2024, cette option n’était envisageable que sur « accord exprès des copropriétaires » (ex-art. 42-1 de la loi du 10.7.65). La loi sur l’habitat dégradé (n° 2024-322 du 9.4.24) a renversé la règle pour les AG convoquées après le 11 avril 2024 : la notification dématérialisée est désormais la norme, et seuls ceux qui en font la demande continuent à recevoir des convocations sur support papier (nouvel art. 42-1). Pour certains, la solution est idéale. 

Plus simple – nul besoin de gérer la réception du recommandé postal, moins de papier à stocker – et moins coûteuse, l’expédition de la convocation par voie électronique se heurte toutefois à des problèmes de mise en œuvre.

Les copropriétaires doivent être informés

L’article 42-1 prévoit que les syndics doivent « informe[r] les copropriétaires des moyens qui s’offrent à eux pour conserver un mode d’information par voie postale ». Certains l’ont fait dès le printemps 2024, par le biais d’une ou de plusieurs campagnes de courriels. « Cela a permis d’informer nos clients de l’évolution de la loi, mais aussi de tester la validité de leurs adresses mail », explique Mathieu MIALARET, directeur métier ADB chez FONCIA. Un point primordial, si les convocations doivent, à l’avenir, être envoyées par ce biais. Foncia, qui détenait déjà l’adresse mail de 80 % de ses clients, revendique à ce jour un taux de 65 % de copropriétaires convertis à la convocation électronique, contre 25 % auparavant. Chiffres comparables chez CITYA Immobilier, qui ajoute n’avoir enregistré que 1 % de demandes de copropriétaires souhaitant conserver des notifications papier. En complément de ces e-mailings, la plupart des syndics ont choisi d’inscrire le point à l’ordre du jour des prochaines assemblées générales – c’est peut-être le cas dans votre copropriété. 

Exiger une notification papier est un droit

À vous de choisir. L’article 42-1 prévoit que la demande peut être faite « par tout moyen ». Certains syndics ont tenté d’imposer aux copropriétaires l’envoi d’un courrier recommandé – en totale contradiction avec la loi, donc. Cette piste pourrait cependant s’avérer la plus sûre. Agnès LEBATTEUX-SIMON, avocate spécialiste de la copropriété, explique en effet que, « si un copropriétaire reçoit une notification électronique malgré sa demande expresse de conserver le papier, ce sera à lui de prouver qu’il en avait fait la demande au syndic. Comment l’établir avec une lettre simple ? A fortiori avec un appel téléphonique, voire un mail, que le syndic peut prétendre n’avoir pas reçu ? » David RODRIGUES, juriste pour l’association Consommation, logement et cadre de vie (CLCV), note, lui, qu’« il est également possible de signifier son attachement à la voie postale en cours d’AG, en faisant consigner la décision dans le procès-verbal de la réunion ». Concernant le délai pour informer le syndic de son refus de la convocation électronique, la loi est souple : les copropriétaires peuvent se signaler « à tout moment ». La consigne prendra effet dès réception par le syndic, et vaudra à compter de la prochaine AG. Ou, si la convocation a déjà été notifiée, de l’envoi du PV de cette réunion.

Le syndic ne peut pas sanctionner les réfractaires

Comme le rappelle Jean-Robert BIGNON, directeur métier copropriété chez CITYA Immobilier, « les dépenses de papier et enveloppes sont incluses dans le forfait, mais pas les frais postaux, qui sont refacturés aux copropriétaires. Or, le recommandé électronique est 3 à 4 fois moins cher que son équivalent papier. L’économie est conséquente ». Pour les deux parties. Attention, la dépense est répartie selon les tantièmes entre les copropriétaires, et l’économie réelle dépend de la part de ceux qui choisiront l’option électronique. Pour autant, la menace brandie par certains syndics de faire reposer les frais d’affranchissement sur les seuls copropriétaires réfractaires à la LRE est tout simplement illégale.

Un choix qui vaut pour toute notification ?

Il faut préciser que l’envoi par défaut d’une LRE (et le droit, pour les copropriétaires, de s’y opposer) vaut pour toutes les notifications et mises en demeure, pas seulement pour la convocation à l’AG. 

Auparavant, l’usage de la LRE était toutefois encadré par 11 articles du décret de 1967 (art. 64 à 65), désormais caducs. « Dans l’attente d’une éventuelle mise à jour du décret, note Agnès LEBATTEUX-SIMON, rien n’empêche de continuer à se référer à ceux de ces articles qui n’entrent pas directement en opposition avec la nouvelle rédaction de l’article 42-1 de la loi de 1965. » Par exemple à l’article 64-2 du décret, qui précise les modalités d’envoi de la LRE ; ou encore à l’article 64-3, qui indique que « l’accord exprès du copropriétaire précise s’il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux ».

Une source d’insécurité juridique

« En dépit des précautions prises par les syndics, le risque existe que des convocations se perdent – pas du fait de la technologie, éprouvée et sécurisée, mais parce que les adresses utilisées ne seront pas toutes à jour ou n’auront pas été suffisamment vérifiées », s’inquiète Éric AUDINEAU, avocat parisien. Ou parce que la convocation envoyée se sera perdue dans les spams. De son côté, Pierre LAGRAULET, avocat lui aussi, pointe « le cas des indivisions : la convocation doit être envoyée à chaque membre. Les syndics n’auront pas toujours les adresses nécessaires ». Or, un copropriétaire qui n’a pas reçu la notification peut contester en justice la validité de l’AG. Sylvain CASTEL, directeur métier copropriété du Groupe PICHET, reconnaît que « c’est la crainte de tout syndic ». Confiant, il note cependant que « les logiciels permettent de repérer les irrégularités et, au besoin, d’envoyer un recommandé papier dans les temps. Cette généralisation de la dématérialisation nécessite d’être apprivoisée par tous les acteurs, mais dès l’année prochaine, elle devrait être entrée dans les mœurs », conclut-il ».

Les conseils d’ACTIONS SYNDIC

- Etre en recherche permanente des adresses mail manquantes, toutes les occasions sont bonnes pour les obtenir,

- Communiquer souvent dans les copropriétés afin de rappeler l’importance pour le Syndic de connaître mail de chacun,

- Généraliser l’usage du mail dans les échanges avec les clients copropriétaires,

- Ranger soigneusement et au fur et à mesure les bordeaux d’envoi des e-recommandés,

- Garder pour habitude l’envoi des convocations par e-recommandés au minimum avant la date de l’AG,

- Faire au minimum une fois par semaine la mise à jour des changements de copropriétaires et de leurs nouveaux mails.